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根据时间，车辆信息等多方位的组合条件，本系统可以实时查询管理车辆通行的数据，满足管理上的需求。
【电子标签】电子标签内记载所标识车辆在管理部门登记在册的合法编号劫车辆照片。通过系统软件可以对每个标签进行授权，以鉴别该车辆是否有权通过此门。
【车辆登记】车量信息录入。包括：车证号码、车辆类型、驾驶人员、准驾人员(允许驾驶该车辆的人员)、发动机号、车架号、厂牌型号、载重、座位、使用人或单位、车辆所属单位、车辆照片等。
当车辆进出大门或监管区域时，数据采集系统自动采集电子车证内数据，进行登记，判断等。系统处于自动监控、采集状态。合法车辆出入时，系统通过判断，显示放行，使车辆可以自由通过，同时系统会记录车辆出入时间;非法车辆出入时，系统会自动报警，自动道闸不会打开;只有当标签出现损坏时，系统会自动提示，工作人员予以换卡即可，或人工操作放行。同时系统会自动控制监控摄像机对经过的车辆进行拍照或录像，其影像资料由电脑自动储存以备查询。
当前车辆的管理通常采用人工管理和 IC 卡近距离管理两种模式，但是数量的庞大以及出入的频繁度都导致审批、登记的手续繁琐效率极低，且数据的精确性也非常有限，使用RFID或条码扫描，基于GPS、PDA、GPRS/CDMA网络技术的研究成果来实现车辆管理的优秀解决方案。
由于车辆在进出大门的时候会被读写器自动识别出来，某一大院中有多少车辆，有哪些车辆已外出，去了什么地方?还有那些车辆在备勤都是可以实时被统计出来的。
【人员登记】车辆使用人员信息录入。包括：姓名、性别、出生年月、证件有效期、部门、单位或住址、联系电话、照片。
RFID 车辆管理系统涉及发卡、基本数据录入、出车申请与审批、进出监控和记录查询等环节。
每张 RFID 标签都有全球唯一的 UID 号码，而且是不可修改的，因此 RFID 技术具有无可比拟的防伪性能。RFID 标签中，除了 UID 号外，还有一部分 DATA 区，是可以写入一些数据信息的。可以把车辆号牌和车证信息加密写入到这个区域，从这一点上说也具有很高的防伪特点。 通过读写器对车辆道闸系统的控制，拥有假证或未获批准出入的车辆是根本无法进出特定区域。
如果某车证不慎遗失，我们不仅仅可以通过上述手段从车证号码和车证的统一性上判别某车辆是否有权使用该车证。还可以通过失主挂失的方法使该车证失效，一旦某车辆使用挂失车证试图进入某区域，可以被当场识别出来。
根据机关车辆使用管理规定，任何单位和个人使用车辆之前须经申请和审批。使用人员用车前，通过单位内部网络使用车辆申请系统向上级管理人员提出申请，管理人员接到申请后作出批复，结果由自动发送至系统中。如果通过审批，则允许车辆外出;如果未通过审批，则车辆非法外出立即报警。
由于车辆号牌信息可以加密写入到标签中，以及调用系统数据库内的图像资料，可以辨别出某一车辆是否有权使用这张车证，从而可以防止车证借用的现象，做到证、车统一或证、车、驾驶员三统一。
【车辆使用申请管理】用车人用车提出申请。包括：日期、车证号、申请人、用车事由、审批情况、用车地点(或范围)、申请出入时间。
当前车辆的管理通常采用人工管理和 IC 卡近距离管理两种模式，但是数量的庞大以及出入的频繁度都导致审批、登记的手续繁琐效率极低，且数据的精确性也非常有限，缺陷主要有：
系统主要由RFID硬件(电子标签、读写器、天线)系统和安全管理软件系统组成：
基于UHF RFID技术的智能车辆安全管理系统可以为车辆的通行提供独立、不间断的系统设备，实现对车辆的方便管理，具有可靠性高、识别率高、安装维护简便等特点，不须人工干预，自动完成一系列现场数据的采集、比较和开关控制等工作，节省人力，提高工作效率，减少人为错误及违规放行。同时也为整个营区的安全保卫工作提供了一个新的高科技防犯手。
【射频天线】用来发射无线信号激活电子标签，同时接收电子车证反馈的无线射频信号，并将这些信号传送给读写器。
【车辆使用审批管理】对用车申请进行审批。包括：日期、车证号、申请人、用车事由、审批情况、用车地点、批准出入时间等。
【实时车辆信息屏】实时显示所有车辆状态信息。包括：车牌号、申请人、审批人、、实际出入时间等。
使用RFID或条码扫描，基于GPS、PDA、GPRS/CDMA网络技术的研究成果来实现车辆管理的优秀解决方案。系统使用RFID技术，赋予每辆车一张唯一的电子标签，并利用RFID或条码扫描与GPS对车辆运输各环节实施全过程控制管理，对整个发车、运输中转、车辆返程等各个环节的规范化作业
将电子标签制成车证，然后将车证内的数据信息，通过发卡装置读取并上传至 PC 机，通过软件系统对该电子车证进行授权。完成信息录入后，将电子车证固定在车身或粘贴于车窗玻璃。
【驾驶人员登记】驾驶员信息录入。包括：姓名、性别、出生年月、驾驶证号、领证日期、证件有效期、准驾车型、参加工作时间、单位或住址、联系电话、照片。
【车辆使用行为查询】对车辆情况进行综合查询。包括：当前状态、历史记录、违规情况、安全值。(车证号、时间、出入情况、驾驶人、使用单位、审批人、事由、地点、里程)。
【车辆事故记录管理】对车辆违规情况进行记录。包括：事故发生时间、事故车辆驾驶人员信息、事故车辆登记信息。
1、对于人工管理方式，劳动强度大，审批手续繁杂，手工填写的派车单漏洞多并不易查询，出入时间记录不准确，效率低，出错率高。对干部本人及家属的地方牌照车辆难以鉴别是否属院内车辆或临时来访车辆，即便有停车证有时也线、对于 IC 卡近距离管理方式，车辆必须停车取卡，通行慢且手续繁琐。
【智能 RFID 读写器】在大门出入口、车辆经过需要监控的交通路口安装，负责驱动天线发射信号或接收天线返回的信号，分析处理放置在车辆上的电子标签数据，同时将这些数据传送到系统的 PC服务器中，通过系统软件对进出的车辆作出迅速的识别和记录。
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